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展览会运输流程和费用

发表日期:2020-04-07    文章编辑:富通盛展会物流 (www.ftszl.com.cn)   浏览次数:105

展会物流(www.ftszl.com.cn/services)(www.ftszl.com.cn/services)运输大致可以分为三个阶段:运输策划、去程运输和回程运输。每一个阶段都有相关专业的要求。

一、运输筹划

运输工作需要统一安排策划。运输筹划涉及运输方式、运输路线、运输日程、运输费用、运输公司和代理等因素。

1. 运输过程


复杂的运输过程可以包括以下阶段:参展商将展品运至指定的集中地点,集体展出组织者整理货后将展品用陆运方式运到港口、机场或车站,然后用海运、空运或陆运(火车、卡车等)方式将展品运至目的地港口、机场或车站,然后用陆运方式将展品运至展台,最后在展览会结束后将展品运回,或者运往下一个物流展会所在地。

2. 运输筹划内容

(1) 调研


运输筹划之前首先要掌握各方面情况,这就需要进行调查研究。调研的范围主要根据工作需要安排,包括:运输公司、报关代理,交通航运条件,可能的运输路线和方式,发起点和目的地,车船运输设备,港口设备和效率、安全状况,运输周期和轮班、班车、航班时间及费用标准,发起点和展出地对展品和道具的单证和手续要求和规定。

如果是国际展览会,要了解本国和展览会所在国的海关规定、手续、税率、特殊规定以及展览会所在国对展品进口和处理、运输、保险等的规定和要求。了解展出地是否许可办理临时进口手续,以及免费进口宣传品、自用品等。了解参展企业所在国和展览会所在国是否都加入ATA公约,以便通过商会索取临时进口表格并办理有关手续,并要了解展览会所在国对展品和道具的处理规定和手续:出售、赠送、销毁、回运,要了解当地海关是否对展览会有特别的规定,比如给予展览会的配额。

大部分情况可以通过展览会的组织者了解,或者通过运输公司或运输代理了解。调研内容最好详细一些。

(2)路线与方式


运输路线与运输方式有着密切的关系,常常互为决定因素。

运输路线最简单的是门到门运输。这里所指门到门运输是将卡车开到参展商所在地装货,然后直接开到展会现场卸货的运输方式,不是指将货物交给运输公司,由运输公司安排运输,在展场交货的门到门运输服务。

在国际运输路线最常使用的路线可以分为三段:第一段,从参展商所在地将展品陆运到港口;第二段,从港口将展品海运到展览会所在国的港口;第三段,从港口陆运到展览会所在地。运输费用通常也是这样计算的。

运输方式主要有水运(包括海运和内陆水运)、空运、陆运(包括火车运输、汽车运输等)、邮递、快递、自带等。运输方式也可以分为:集中运输或分散运输、专运等。集体运输和分散运输将在“集体运输“一段中讲述。各种运输方式有着不同的优势和劣势。
水运

时间长,但是费用低。水运,尤其是海运可能是大型国际展览的主要和经常使用的运输方式。
空运

特点时间快,适于时间紧、货物少、特殊货物,比如生鲜产品等。空运费用一般比较高,但是如果货物少,只有几小箱,费用可能更省。或者机场距离展馆近,陆运费便宜;而港口离展馆远,陆运费贵,计算总费用空运可能更便宜。但是在一般情况下尽量少采用空运方式。
陆运

无论花费时间还是费用都介于水运和空运之间。陆运可能是展览运输最广泛使用的、不可缺少的方式。如果是安排漂洋过海的国际展览运输,会需要安排港口两端即港口与参展企业所在地和港口与展览会所在地的陆运;而更多的是国内展览或大陆(比如欧美)内的展览运输,只需要陆运。在欧美大陆,展览运输相当发达,展览运输常常是使用专用卡车进行门到门运输,卡车在参展企业所在地装货运到展场卸货。
散运

或称一般货运。运输公司在仓库收货,拼装发运。拼装可能需要比较长的时间,但是收费比较低廉。
专运

运输公司在仓库收货或到发运人指定地点收货并将货物直接发运到目的地,可以是一种门到门运输服务。专运时间快捷一些,相对收费要高一些。

其他运输方式,比如特快专递,适于特急、小件物品。在展品不多的情况下,很多参展企业愿意随身携带。但需要注意海关手续问题。

选择运输路线和方式的因素有:一是路程、距离远近、时间、距离开幕式的时间、展品情况和特性(即数量、体积、重量)等;二是特殊要求,比如展品是否易腐,是否需要冷藏等;三是费用,包括运费和保险费等,保险费在运输途中按时间增值计算,运输贵重物品时,海运和空运的保险费大不一样;最后还要考虑安全性。

运输路线和方式的安排有一些原则,尽量将展品安排运到展览现场,即安排门到门运输或门到门运输服务,尽量使用集装箱或其他安全的运输方式;尽量不要多次发运,争取一次发运。发运批数多了容易造成混乱;尽量减少搬运次数,以降低破损率。如果可能,尽量避免转船、转运的情况。

(3)日程


参展品、运输日程要尽早安排,以便服务商能协调安排一系列工作包括展品、道具、资料等展览用品的筹备,使展品及其他展览用品能在恰当的时间运抵目的地。

重要的参展品、运输日期有:展品开始征集、展品制作、展品备妥或集中日期(也称作交箱日期)、安排运输、办妥单证手续日期、办理手续日期、装车日期、陆运发运日期(一般与装车可同日)、装船日期、海运发运日期、中转日期、抵达目的港日期、运抵展览会指定地点时间,以及回运和调运的日期等这些都需要具体规划。

在确定参展品运输日程时,在大的方面,不仅要考虑运输所需的时间,还要考虑展品、道具、资料等展览用品准备所需的时间以及办理有关单证和手续所需的时间并要协调好这些工作和时间。在细的方面,要考虑运输公司的能力和信誉、装卸货的速度、运输过程中可能的延误包括发生故障、港口工人罢工、严重压港等情况。

大型国际展览会期间,港口或机场以及展览会现场有时会出现积压现象。如果是大型或重型展品,要通知有关部门在展品发运前将展品准备好,并提前安排运输并在其他参展企业之前将大型和重型展品运抵展场。展品到达日期不宜过早,以免产生大笔仓储费用;也不宜过晚,以免一旦出现延误赶不上展览会,损失更大。权衡之下,运输时间适当留有余地为宜,多花仓储费比晚运到、耽误布置展出要好。

运输方式和日程确定后,应尽快作出具体安排比如定舱与通知并监督所有有关方面协调做好工作,以免出现该发运了展品还未制作好等情况。

(4)费用


大致分为展品费用和运输费用。展品费大多体现在正常的经营管理费用中,因此,大多不反映到展览费用中。但是,展品运输经理和展览项目经理应当心中有数,在确切地计算展览成本效益时需要考虑展品开支。

运输费用在展览开支中比较突出,通常分为运费(陆运、海运等)和杂费(装卸、仓储等)两大类,统称运杂费。细分内容有:发运地陆运费及杂费、发运地仓储费、装货港港口劳务费、保险费、海运费、目的港港口劳务费、装卸费、堆存费、港口至展馆运费、装卸费、空箱存放费、空箱回运费、运输代理费、海关代理费等。与运输有关的费用比如关税、增值税、销售税、所得税、附加税等往往也一并算入运输费用中。

运输业是一个独立的大行业,有着自己的专门用语和独特计费方式。这些用语和计费方式容易使行外人迷惑,而运输公司一般也不解释。运输费用一般包括一下内容:

①运输里程。远则贵,但是越远则平均里程越便宜,这是运费中最显著也是最容易懂的因素。

②劳务费。运输安排过程中需要的人力费用。

③时间。运输公司有正常运输日程,正常收费。但是,如主运人需要加快运输,运输公司就需要做出专门安排,费用也将上升。比如,按规定货运卡车每天只能运行800公里。如果时间紧,必须在一天内行1000公里以上,就必须安排两个司机昼夜赶路,费用自然要多收。

运费的计算有很多方式:①按货物性质划分收费标准,比如农产品、轻工产品和电器产品收费就不一样,后者要贵一些;②按货物包装划分收费标准,比如裸装货物(家具等)、箱裸混装货物、装箱货物收费不一样,前者要贵;③按货物数量划分收费标准,如几箱货和整车货(往往半车货也可以算作整车货)收费不一样,前者要贵;④运输公司收费标准为尺寸重量计价,即货物哪一方面数字大就按哪一方面收费。如果运泡沫塑料,就按尺寸收费,如果运铅锭,就按重量收费。

在计算尺寸时,运输尺寸不完全是按包装箱计算,还需要考虑运输箱(比如集装箱)的尺寸。即使是尺寸一致的包装箱,码放在集装箱内也不可能不完全占满集装箱的空间,四周和上部可能有多余空间。如果是尺寸不一致的包装箱,浪费的空间就会更多。因此,运输公司将按运输箱计算尺寸,而不是按包装箱的尺寸计算尺寸收费。作为参展企业,即发运人可能没有专业知识或条件去计算、安排尺寸或重量,但是,可以根据展品、道具和运输箱的尺寸设计出合理的、紧凑的包装箱。

为了避免运输公司任意收费,可以比较几家运输公司的报价,从数家报价公司中选择一家。降低运输费用还有其他一些方法,包括:安排好时间,尽量使用正常运输方式,用定期班轮,避免使用加急运输方式。如果展品、道具比较多,可以装满一个或几个运输箱。就可以考虑不使用包装箱,以节省包装和空间。虽然收费标准可能高一点,但是整体费用较为节省。
如果可能,统一安排运输,费用比分散运输的平均成本低。

在签订有关运输合同和服务合同前要明确费用标准。支付时,要逐一核对有关单证、项目、数据,确认无误后再付款。如有错误则要求更改,巧立名目的款项要拒付。费用付清后最好索取“一切费用结清证明“。


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